Kritik med anledning av bristande rutiner för regelbundna ärenderevisioner hos Polismyndigheten

Justitiekanslerns beslut

Justitiekanslern kritiserar Polismyndigheten för att inte ha infört rutiner i hela myndigheten när det gäller uppföljning och redovisning av öppna ärenden. 

Ärendet

Bakgrund

I ett tidigare beslut kritiserade Justitiekanslern Polismyndigheten för långsam handläggning av en förundersökning. Den utdragna hand­läggningstiden i ärendet berodde huvudsakligen på att det hade förekommit två längre perioder av inaktivitet. Justitiekanslern uttalade att Polismyndig­hetens handläggning av ärendet väcker frågor om myndighetens uppföljning och redovisning av öppna ärenden och att rutiner för detta bör införas i hela Polismyndig­heten (beslut den 20 december 2018 i dnr 4249-18-4.3). I beslutet aviserades också att Justitiekanslern avsåg att följa upp frågan.

Utredningen

Polismyndigheten har yttrat sig om vilka åtgärder myndigheten har vidtagit med anledning av Justitiekanslerns tidigare uttalanden. I yttrandena har samman­fattningsvis följande anförts.  

En handbok för Polismyndighetens nationella utredningsmetodik har tagits fram (PM 2022:24). Handboken, som trädde i kraft den 13 december 2022, är ett styrdokument som enligt Polismyndighetens arbetsordning innehåller ledningens uttalade viljeinriktning om hur olika arbetsuppgifter ska utföras.

Handboken riktar sig till utredningsverksamheten i alla polisregioner och avdelningar, förutom avdelningen för särskilda utredningar. Av handboken framgår att det ska finnas rutiner för uppföljning och redovisning av öppna ärenden (s.k. ärenderevisioner) på samtliga organisatoriska nivåer inom Polismyndigheten. Av rutinerna ska det framgå hur ärenderevisionerna ska genomföras samt hur identifierade ärenden ska omhändertas och följas upp. Enligt handboken ska ärenderevisoner ske fortlöpande och säkerställa att god ordning och att eventuella tidsfrister beaktas. Chefer med verksamhets­ansvar är ytterst ansvariga för att ärende­­revisionerna genomförs.

Egentliga rutiner för uppföljning och redovisning av öppna ärenden inom hela Polis­myndigheten har ännu inte tagits fram. Trots detta genomför alla polisregioner ärenderevisioner.

Polismyndigheten anser att det är angeläget att det finns rutiner för ärende­revisioner av öppna ärenden inom hela myndigheten och avser att ta fram sådana rutiner. Rutinerna kommer att regleras i styrdokument eller metod­stöd på nationell och/eller regional nivå. Vad som ska granskas och hur ofta det ska ske samt syftet med ärende­revisionerna kommer att framgå av ett nationellt styrdokument eller metodstöd. Huvudsyftet bör därvid vara att förunder­söknings­­ledare och andra ansvariga för utredningsverksamheten ska få kontroll över sina ärenden för att undvika att ärenden blir liggande obear­betade. Närmare föreskrifter om hur själva ärenderevisionerna ska genom­föras, hur identi­fierade ärenden ska omhändertas och följas upp etc. bör regleras på regional eller lokal nivå.

Justitiekanslerns bedömning

För att kunna upprätthålla kraven på skyndsamhet, effektivitet och rätts­säkerhet i Polismyndighetens utredningsverk­samhet är det angeläget att det finns rutiner i hela myndigheten när det gäller uppföljning och redovisning av öppna ärenden. Inte minst för den enskilde är det av stor betydelse att en förundersökning drivs framåt utan onödiga tidsuppehåll.

Justitiekanslern ser visserligen positivt på att alla polisregioner genomför någon form av ärenderevision av öppna ärenden och att Polismyndigheten i sin handbok har slagit fast att det ska finnas rutiner för uppföljning och redovisning av öppna ärenden på samtliga organisatoriska nivåer inom Polismyndigheten. Några sådana rutiner finns dock fortfarande inte. Detta trots att det har gått mer än fyra år sedan Justitiekanslern efterfrågade sådana rutiner. Polismyndig­heten har inte heller kunnat ge någon godtagbar förklaring till sin underlåtenhet. Polismyndigheten förtjänar därför kritik för att inte ha infört rutiner i hela myndigheten när det gäller uppföljning och redovisning av öppna ärenden.

Justitiekanslern förutsätter att Polismyndigheten framöver prioriterar arbetet med att ta fram rutinerna och att Justitiekanslern tillsänds rutinerna när de är beslutade.