Tillsynsärende angående Säkerhetspolisens interna kontrollfunktion för diarieföring och ärendehantering

Justitiekanslerns beslut

Säkerhetspolisen arbetar aktivt med den interna tillsynen över myndighetens diarieföring och ärendehantering inom ramen för ett pågående förbättrings­arbete. Justitiekanslern ser positivt på de åtgärder Säkerhetspolisen har vidtagit och har mot den bakgrunden inte funnit skäl att nu vidta någon fördjupad granskning av den interna kontrollen. Under nästa år kommer dock Justitiekanslern att följa upp hur förbättringsarbetet har fortskridit.

Ärendet avslutas med de iakttagelser som redovisas i beslutet.

Ärendet

Bakgrund

Justitiekanslern har, enligt lagen (1975:1339) om Justitiekanslerns tillsyn och förordningen (1975:1345) med instruktion för Justitiekanslern, tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra för­fattningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. 

Ett av Justitiekanslerns uppdrag är att granska av myndigheter ingivna ärende­förteckningar. Förvaltningsmyndigheter under regeringen ska senast den 1 mars varje år lämna en sådan ärendeförteckning till Justitiekanslern (se 29 § myndighetsförordningen [2007:515]). I förteckningen ska samtliga ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli föregående år och som inte avgjorts vid årsskiftet redovisas. Ärendeförteckningarna ger en möjlighet för Justitiekanslern att få en översiktlig bild av hur de olika myndigheterna fungerar.

Av 33 § förordningen (2014:1103) med instruktion för Säkerhetspolisen följer att Säkerhetspolisen har undantagits från skyldigheten att lämna en ärendeförteckning till Justitiekanslern. Säkerhetspolisen har dock en intern kontrollfunktion avseende diarieföring och ärendehantering. Under hösten 2018 beslutade Justitiekanslern att granska denna. Granskningen hade inte föranletts av något enskilt ärende som förekommit hos Justitiekanslern.  

Utredningen

Justitiekanslern ställde ett antal frågor till Säkerhetspolisen rörande den interna tillsynen över myndighetens diarieföring och ärendehantering. I ett yttrande hit har Säkerhetspolisen besvarat Justitiekanslerns frågor och anfört bl.a. följande.

Säkerhetspolisens uppdrag medför särskilda utmaningar med ett stort inflöde av ärenden som hanteras under lång tid. En följd av detta är att det finns många öppna ärenden.

Under 2017 genomförde Säkerhetspolisen en kartläggning av eventuella brister i myndighetens regelefterlevnad och hantering av registrering, diarie­föring och avslut av ärenden. Under kartläggningen identifierades vissa brister bl.a. avseende dröjsmål med att diarieföra handlingar i specifika ärenden och öppna inaktiva ärenden. En handlingsplan som omfattade de åtgärder Säkerhetspolisen behövde vidta för att komma tillrätta med bristerna upprättades. Säkerhetspolisen har sedan dess arbetat aktivt med att utveckla och effektivisera den interna kontrollen och kvalitetssäkringen avseende diarieföring och ärendehantering. 

Enligt handlingsplanen ska huvudregistrator tre gånger årligen ta ut rapporter från ärende- och dokumenthanteringssystemet rörande antalet icke diarieförda handlingar och oavslutade ärenden. Därefter upprättas en samman­ställning avdelningsvis och enhetsvis tillsammans med en tidsram om en till två månader för när åtgärder bör vara utförda. Det är därefter respektive avdelnings- och enhetschef som ansvarar för att se till att åtgärder vidtas av berörd handläggare inom den angivna tidsramen, eller för att meddela huvudregistrator om ett ärende trots inaktivitet behöver vara fortsatt öppet för vidare handläggning.

Huvudregistrator ska utöver dessa riktade uppföljningar vidta daglig register­vård i myndighetens ärende- och dokumenthanteringssystem.

Det pågående arbetet har fått flera positiva effekter. Vid början av 2018 fanns t.ex. en balans på myndigheten för ärenden upprättade under år 2012 – 2015 som uppgick till ca 6 000 stycken. I februari 2019 återstod 1 043 ärenden. För en stor andel av dessa har meddelats att det finns ett behov av att de kvarstår som öppna för vidare hantering.

Med större tydlighet vad avser ansvarsfördelningen rörande diarieföring och ärendehantering tar respektive avdelnings- och enhetsledning numera stort ansvar för att nödvändiga åtgärder vidtas. Med utskicken har information också spridits om varför detta arbete är av vikt att utföra. Det är uppenbart att ökad kunskap kring området även har gett en större förståelse för uppgiften och ett ökat ansvarstagande hos medarbetarna.

Säkerhetspolisen avser att fortsätta förbättringsarbetet vad gäller ärende­hanteringen och tillsynen av denna. Det ska bl.a. ske genom myndighetens arbete med utveckling och effektivisering av informationsflödet samt genom att utveckla myndighetens utbildningsinsatser på det aktuella området. Där­utöver har ett arbete påbörjats på myndighetens interna hemsida för att ytterligare öka kunskapsspridningen. Något som har uppmärksammats vid registervården är att det i systemet finns vissa hinder mot att avsluta ärenden som är färdighanterade, vilket medför relativt höga balanser. Också i detta avseende har myndigheten påbörjat ett förbättringsarbete, framförallt genom kunskapsspridning.

Justitiekanslern har vid ett möte hos Säkerhetspolisen tagit del av relevanta dokument.

Justitiekanslerns bedömning

Justitiekanslern har de senaste åren i flera olika sammanhang framhållit att en viktig faktor för att komma till rätta med brister samt upprätthålla och öka kvaliteten i myndigheternas arbete är att det skapas goda förutsättningar för dem att utveckla ett internt kvalitetssäkringsarbete. Enskildas rättssäkerhet och rättstrygghet garanteras också genom en ordning som bygger på att myndigheterna själva har förmåga och vilja att utveckla verksamheten och utföra sitt uppdrag på ett effektivt och rationellt sätt i enlighet med de lagar, förordningar och föreskrifter som styr verksamheten.

När en myndighets interna kontroll inte sköts på ett betryggande sätt försvårar det möjligheten för ett tillsynsorgan som Justitiekanslern att komplettera den kontrollen genom extraordinär extern tillsyn på samma område.

En god diarieföring är en förutsättning för en fungerande intern kontroll av verksamheten. Att löpande kontrollera vilka ärenden som är öppna i diariet och att ärenden avslutas vid rätt tidpunkt ger en betydelsefull överblick av verksamheten både för ledningen och enskilda handläggare. Det är också viktigt för att allmänheten ska kunna få en rättvisande bild av myndighetens verksamhet.

Som framgått ovan har det tidigare förekommit brister i Säkerhets­polisens diarieföring och ärendehantering bestående i dröjsmål med att diarieföra handlingar och att ärenden inte har avslutats trots att så borde ha skett. Sedan år 2017 arbetar Säkerhetspolisen aktivt med den interna kontrollen över dessa områden. Genom handlingsplanen har myndig­heten bl.a. upprättat tydliga rutiner för en återkommande uppföljning av öppna ärenden. Justitiekanslern ser positivt på de åtgärder myndigheten har vidtagit för att komma till rätta med bristerna. Justitiekanslern konstaterar vidare att åtgärderna tycks ha haft effekt. Som redan har redovisats ska exempelvis en stor minskning ha varit synbar i balanserna för ärenden upprättade under åren 2012 – 2015. Justitiekanslern har mot den bakgrunden inte funnit skäl att nu vidta någon fördjupad granskning av den interna kontrollen. Det står emellertid klart att förbättringsarbetet måste fortsätta. Yttrandet visar att det pågående arbetet är relativt nystartat. Några mer långtgående slutsatser kring arbetets effekter är för närvarande därför svåra att dra. Säkerhetspolisen har också redogjort för ytterligare åtgärder som myndig­heten har för avsikt att vidta. Justitiekanslern kommer därför att följa upp hur förbättringsarbetet har fortskridit efter årsskiftet 2019/2020.